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    績效管理:如何正確使用 OKR?

    【摘要】:常見的績效管理方式有目標管理(MBO)、關鍵績效指標(KPI)以及目標與關鍵成果(OKR)。近期趨勢發現,OKR 成為“眾所矚目的新人”,KPI、MBO 看似成為"過氣的藝人",OKR 究竟具備何種魅力,讓大企業 Google、Linkedin、Twitter等都使用這套管理方法。如何通過合適的績效管理工具提升團隊績效與激發成員挑戰的野心,目標的設定無疑是最重要的首要步驟,訂定了目標,大家才會朝著同樣的方向前進。

      常見的績效管理方式有目標管理(MBO)、關鍵績效指標(KPI)以及目標與關鍵成果(OKR)。近期趨勢發現,OKR 成為“眾所矚目的新人”,KPI、MBO 看似成為"過氣的藝人",OKR 究竟具備何種魅力,讓大企業 Google、Linkedin、Twitter等都使用這套管理方法。如何通過合適的績效管理工具提升團隊績效與激發成員挑戰的野心,目標的設定無疑是最重要的首要步驟,訂定了目標,大家才會朝著同樣的方向前進。


    績效管理


      OKR 該如何操作?


      組成OKR (Objective and Key Results) 最重要的兩個元素是「目標與關鍵成果」,通過OKR 能讓團隊成員清楚的了解企業接下來的目標與他們即將前往的方向,并促進團隊良好的溝通與合作。


      每一個獨立目標,可以通過2–4 個關鍵成果衡量是否達成,團隊間能清楚了解現在的任務與目標到哪,適用于企業、團隊與個人的目標設定與溝通工具。而關鍵成果是需要明確可量化的設定,舉例來說:某電影平臺希望「讓更多喜愛電影的人接觸到全新電影平臺的數字化體驗」,而這就是所謂的O(目標),再通過可量化的關鍵成果(KR),比如「每周有 100 個會員的加入」或「制作 1 支宣傳影片 」等設定。


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      OKR 關鍵要素


      1. 關鍵成果必需設定為可量化的


      每一次的OKR 中,所設定的目標不會超過五個,過多的目標會混淆成員的方向,而每個目標也維持 2–4 個具體的關鍵成果,簡單清楚,讓成員容易朝著設定進行。


      OKR 是一套完整的思考框架,每個關鍵成果影響著目標的達成與否,通過員工的團隊合作,每個月或每季 OKR 實施后,每個關鍵成果會由 0–1 做為評分,最佳的 OKR 分數在 0.6–0.7 之間,若評分高達 1,代表你訂定的目標可能過于簡單,得低分并不會受到指責,而是作為檢討,了解目標是否設定過大、人力是否不足或是時間訂定太短等原因,持續的調整并在下一個OKR 的進行中修正,尋找更多突破機會。


      2. 與最終目標、企業愿景有直接的相關性


      每個關鍵成果設定時,必須與最終目標有直接的關聯性,不是間接的達成目標。


      3. 公開透明知己知彼,提升團隊合作與成員野心


      身為團隊或專案成員,互相的工作內容都會直接影響最終目標,所以OKR 特別強調成員間任務與關鍵成果的資訊是公開透明的,彼此都能清楚了解成員的進度。


      好的管理者亦可在OKR 執行期間,培養團隊默契,了解是否找到對的人一起組成團隊,并發揮他們各自的強項,同時提升團隊士氣。


      4. 雙向溝通,強調團隊與個人的自主性


      OKR 制定的方式,一開始由老板或經理闡述年度目標后,再由部門各自訂定,最后落實到個人中,而 OKR 其中一項特色是雙向的溝通與互動,目標由團隊成員在會議中共同列出,而投票出本次 OKR 主要目標為何,同樣的方法列出能達到目標的關鍵成果,最后每個員工會了解自己的 OKR 為何。


      讓員工自行訂定的好處是,他們能發揮更大的自主性,甚至跳脫框架,通過不同的方式達成,員工的參與會讓自己所設定的OKR 更有想法且具有責任感。


      5. 定期執行與檢視


      通過每月或每季的設定與檢視,將OKR 公開給團隊成員,以利成員掌握時間進度,并隨時更新自己的完成度。


      6. 適用于各個產業


      OKR 的使用不局限于產業,并非新創團隊或科技產業才適用,亦不限于組織的大小,OKR 的適用性反而取決于管理者與企業文化。


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      OKR 與 KPI 相異之處


      1. 截然不同的使用方式


      OKR 能讓團隊成員擁有一樣的認知,彼此了解目標達成的進度,并非做為獎金與晉升的依據。而 KPI 是作為衡量績效的管理工具,不在乎過程與內容,只要求最后的數計達到標準,若在無制度與任務確認的情況下,將導致許多問題出現,成為 KPI 數字的奴隸。


      2. 雙向道與單行道的差別


      OKR 強調的是主管與團隊間的互動與溝通,彼此公開透明;而 KPI 則是以上至下的訂定,屬于個人的,內容不需要公開。


      3. 團隊合作肯定勝于個人的單打獨斗


      OKR 適用于團隊與個人,甚至能提升團員間的凝聚力;反觀, KPI 屬于個人導向,也因為 KPI 的設定需要完整成熟的管理機制,否則容易造成內斗,甚至員工士氣、凝聚力下降。


      4. 衡量的數據完全不同


      OKR 并非績效衡量工具,而是鼓勵設定挑戰性的目標,由關鍵成果分數 0–1 ,僅作為下次目標設定的調整與優化的參考,不作為獎懲制度;KPI 則是列出影響業績的 20% 關鍵活動(80/20 定律,每位員工的工作任務是由 20 % 的關鍵行為所完成的),列出的關鍵活動數量強調可達到性,最后得分平均落在 0–150 分之間。


      OKR、KPI 相同的是兩者皆符合管理學大師彼得杜拉克(Peter Duruck)1954 年在《彼得杜拉克的管理圣經》中所提出的 SMART 理論,包括具體(Specific)、可量化的(Measurable)、可達成的(Attainable)、有相關性(Relevant)、明確的時間性(Time-bound)。


      OKR 與 KPI 是加乘還是互斥?


      OKR 與 KPI 經過上述比較之后,他們事實上是可以同時并存的,KPI 有助于掌控績效,看策略是否奏效、發現問題與了解哪些需要改進,而 OKR 在于達成戰略目標與解決問題,改善流程并推動創新決策等;KPI 可視為汽車的儀表板,它會告訴你,汽油是否足夠、水箱溫度是否過熱,而 OKR 可以比喻成導航軟體,如果你的汽油沒了(KPI),通過OKR 可以讓你知道哪里是離你最近的加油站,如何讓你到達目的地。


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      別再喊口號,執行力與持續修正才是關鍵


      別總是三分鐘熱度的執行一個新的管理方案后,剪彩完就再也不管后續施政結果。領導者應給予明確的愿景與目標后,導入適合的管理方法后,將由管理團隊與成員們共同討論與確認關鍵活動執行的方法,通過每個月、每一季的檢討,持續修正,發展一套完整的管理流程,每個團隊都有屬于自己的管理學問,重點在于找出最有效率與最適合的方法。


      管理最重要的還是你使用的方式是否可以激勵團隊、讓工作氛圍與員工士氣能夠提升,進而轉化成業績,數據(量化)雖然比形容詞(質性)來的精準,但也不代表一切,冰冷的制度仍需搭配人性化管理,我們所共事的是有溫度的團隊,團隊的影響力永遠勝過一個人的單打獨斗。

     

     

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